Di seguito sono
riportate le domande più comuni relative alla PEC cui lo CNIPA (il
Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica
Amministrazione) ha dato risposta:
Cos'è la PEC?
PEC è l'acronimo di Posta Elettronica Certificata. E' un sistema
di "trasporto" di documenti informatici che presenta delle forti
similitudini con il servizio di posta elettronica "tradizionale", cui
però sono state aggiunte delle caratteristiche tali da fornire agli
utenti la certezza, a valore legale, dell’invio e della consegna (o
meno) dei messaggi e-mail al destinatario.
A che cosa serve la PEC?
La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi
di informazioni e documenti in formato elettronico; consente di
certificare l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del messaggio
scambiato tra il Gestore di PEC del mittente e quello del destinatario;
ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di
ricevimento (garantendo, quindi, l’opponibilità a terzi dell’avvenuta
consegna).
Che differenza c’è tra la raccomandata con ricevuta di ritorno ed
il servizio di PEC (dal punto di vista legale, economico, di tempo e
praticità del servizio)?
Il servizio di PEC consente di effettuare l’invio di documenti
informatici avendo la garanzia di "certificazione" dell’invio e
dell’avvenuta (o mancata) consegna. Il servizio ha, pertanto, tutti i
requisiti della raccomandata con A/R cui si aggiungono notevoli vantaggi
sia in termini di tempo che di costi.
In particolare, nella PEC si riscontra:
-
semplicità ed economicità di
trasmissione, inoltro e riproduzione;
-
semplicità ed economicità di
archiviazione e ricerca;
-
facilità di invio multiplo, cioè a più
destinatari contemporaneamente, con costi estremamente più bassi
rispetto a quelli dei mezzi tradizionali;
-
velocità della comunicazione ed inoltre
non è necessaria la presenza del
destinatario per completare la consegna;
-
possibilità di consultazione ed uso
anche da postazioni diverse da quella
del proprio ufficio o abitazione (basta un qualsiasi PC connesso ad
Internet e un normale browser web), ed in qualunque momento grazie
alla persistenza del messaggio nella casella di posta elettronica;
-
che, diversamente dalla raccomandata,
nella ricevuta di avvenuta consegna sono presenti anche i contenuti
del messaggio originale.
Dove è possibile trovare la normativa di riferimento della PEC?
La normativa è interamente presente e scaricabile dall'apposita
sezione del sito del
CNIPA.
Le modalità di utilizzo della PEC sono diverse da quelle di una
normale posta elettronica?
Le modalità di accesso sono sostanzialmente le stesse. Si può
accedere alla propria casella di PEC, infatti, sia attraverso un client
di posta elettronica che attraverso un browser Internet.
Nel primo caso, prima di poter utilizzare
la propria casella sarà necessario configurare il proprio client con i
parametri forniti dal Gestore di PEC scelto.
Quali caratteristiche ha in più la
PEC rispetto all’e-mail tradizionale?
La PEC, per quanto in apparenza simile al servizio di posta
elettronica "tradizionale", offre un servizio più completo e sicuro,
prevedendo:
-
livelli minimi di qualità del servizio e
di sicurezza stabiliti dalla legge;
-
certificazione dell’invio e della
consegna del messaggio;
-
l’opponibilità a terzi delle evidenze
relative alle operazioni di invio e ricezione di un messaggio.
In quali casi è preferibile inviare
messaggi di PEC?
La casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare
comunicazioni "ufficiali" per le quali il mittente vuole avere delle
evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio.
Ciò non toglie che, volendo, la casella possa essere utilizzata per
qualsiasi comunicazione anche nel caso in cui non sia indispensabile la
certificazione dell’invio e della consegna.
In che modo si ha la certezza della consegna di un messaggio di
PEC?
Nel momento in cui l’utente invia il messaggio, riceve, da parte
del proprio Gestore di PEC, una ricevuta di accettazione con relativa
attestazione temporale. Tale ricevuta costituisce prova legale
dell’avvenuta spedizione del messaggio. Allo stesso modo, quando il
messaggio perviene nella casella del destinatario, il suo gestore di PEC
invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna, con
l’indicazione di data ed orario, a prescindere dalla visualizzazione del
messaggio da parte del destinatario.
La PEC certifica la lettura del messaggio da parte del
destinatario?
No, la certificazione è relativa ai soli eventi di invio del
messaggio e di consegna dello stesso nella casella di PEC del
destinatario.
La PEC è in grado di garantire
l’identità della casella mittente?
Si, in quanto è assicurata l’inalterabilità dell’indirizzo
associato alla casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio.
La PEC è in grado di garantire l’associazione fra il titolare del
servizio e la relativa casella di posta elettronica certificata?
Sì, in quanto il soggetto che intende richiedere un servizio di
PEC deve presentare al Gestore, oltre alla richiesta di attivazione del
servizio, anche un documento che attesti la sua identità diventando
quindi titolare del servizio.
La PEC consente di individuare in modo certo la provenienza del
messaggio?
Si, dal momento che è garantita l’inalterabilità dell’indirizzo
associato alla casella dalla quale si effettua l’invio del messaggio;
inoltre, proprio questa particolarità del servizio PEC, risulta essere
un valido deterrente contro il fenomeno dello SPAM.
Da una casella di PEC è possibile inviare un messaggio certificato
a chiunque abbia una casella di posta elettronica?
Sì, ma nel solo caso in cui il destinatario sia dotato di una
casella di Posta Elettronica Certificata, sia l’invio che la ricezione
di un messaggio di PEC hanno valore legale.
E’ possibile inviare messaggi di Posta Elettronica Certificata tra
utenti che utilizzano Gestori di PEC differenti?
Si, la normativa impone ai differenti gestori di PEC di
garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti.
Il destinatario di un messaggio di Posta Elettronica Certificata
può negare di averlo ricevuto?
Nel caso in cui il messaggio sia stato effettivamente
consegnato, il destinatario non può negare l’avvenuta ricezione, dal
momento che la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata ed
inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario, riporta
la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato nella casella di
PEC del destinatario, certificandone l’avvenuta consegna.
Se si smarrisce una ricevuta a chi ci si deve rivolgere per
ottenerne una copia valida a fini legali?
In tal caso occorre rivolgersi al proprio Gestore di PEC il
quale, per legge, è obbligato a "registrare" e archiviare (vedi "Che
cosa è il Log file?") tutte le operazioni relative alle trasmissioni
effettuate per trenta mesi.
Per quanto tempo presso il server del gestore rimane traccia di
tutte le operazioni relative alle trasmissioni effettuate?
La Norma impone ai Gestori di PEC di tenere traccia di tutte le
trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi, in un apposito
archivio informatico.
Che cosa è il Log file?
Il Log file è un registro informatico all’interno del quale
vengono memorizzate tutte le operazioni relative alle trasmissioni
effettuate (invio, ricezione, etc.) utile per la ricostruzione delle
ricevute, nel caso di eventuale smarrimento delle stesse.
Quali sono gli aspetti concernenti la sicurezza e la privacy dei
dati personali dei titolari di caselle PEC?
La Norma impone ai Gestori di PEC di applicare tutte le
procedure atte a garantire la sicurezza e la privacy dei dati personali.
Analogo livello di sicurezza è garantito anche per le informazioni
archiviate nel Log delle trasmissioni.
Quali sono i livelli di sicurezza garantiti per il servizio?
La normativa di riferimento fissa i livelli minimi si sicurezza
che devono essere garantiti dal Gestore ai propri utenti. In
particolare, il Gestore è tenuto ad informare il mittente, bloccandone
la trasmissione, della eventuale presenza di virus nelle e-mail
inviate/ricevute.
Come si richiede il servizio di PEC?
Ci si deve rivolgere ad uno dei Gestori iscritti nell’indice
tenuto dal CNIPA.
Da chi è offerto il servizio di PEC?
Possono offrire il servizio di Posta Elettronica Certificata
solamente le aziende e le Pubbliche Amministrazioni che, presentata la
domanda di accreditamento al CNIPA, superino l’istruttoria dimostrando
di essere in possesso dei requisiti richiesti dalla normativa di
riferimento. Tali soggetti, divenuti Gestori di PEC, vengono iscritti in
un apposito elenco pubblico tenuto dal CNIPA.
Come si può attivare la casella di PEC?
Per prima cosa è necessario che l’utente scelga (in funzione
delle proprie esigenze/preferenze) il Gestore di PEC con cui vuole
attivare la propria casella. Per attivare la casella di Posta
Elettronica Certificata è necessario seguire le istruzioni contenute nel
sito o nel manuale operativo del Gestore scelto.
Chi sono i gestori di PEC e come sapere chi sono?
L’elenco pubblico dei Gestori di Posta Elettronica Certificata
riporta la lista esaustiva dei gestori abilitati ad offrire il servizio.
Chi effettua la vigilanza a regime?
Il CNIPA: con controlli periodici, anche su segnalazione,
attraverso l’emissione di delibere e atti di indirizzo, con incontri
periodici e attraverso l’acquisizione di informazioni.
